Cari lettori e care lettrici di Intercultura blog, oggi vedremo come si scrive una lettera formale, vi sarà capitato di dover scrivere una lettera ad Enti o Uffici pubblici o privati, a professionisti di vario genere, oppure una mail di lavoro, in questi casi è necessario usare un registro formale e seguire alcune regole di scrittura. Vediamole insieme.

Buona lettura!

Prof. Anna

1– L’intestazione: in alto a destra del foglio inseriamo l’intestazione, ovvero i dati del destinatario della lettera-mail.

Se ci rivolgiamo a un’Azienda o a un Ente, useremo la seguente formula:

"Spett. le + il nome dell’Azienda o Ente" → è l’abbreviazione dell’aggettivo "spettabile" che significa "rispettabile".

2– Nella riga successiva scriviamo il nome della persona fisica a cui è indirizzata la lettera usando la formula:

"Alla cortese attenzione di …" che può anche essere abbreviato in "Alla C.A. di… o Alla C. Att.ne di…".

Prima del nome della persona scriviamo anche il suo titolo, per esempio: Avv. (avvocato); Ing. (ingegnere); Dott. (dottore). Se non conosciamo il titolo, possiamo utilizzare un generico Sig. – Sig.ra – Sig.na (signore – signora – signorina).

Se la lettera è indirizzata direttamente a una persona fisica, nella prima riga scriveremo: "Alla cortese attenzione dello Spett.le + titolo e nominativo della persona".

3– L’oggetto: lasciamo in bianco qualche riga dopo l’intestazione e scriviamo l’oggetto, ovvero in poche parole qual è il motivo della nostra lettera:

"Oggetto:…"

4– Corpo della lettera: comincia il corpo della lettera vero e proprio, lasciamo una riga dopo l’oggetto e iniziamo a scrivere la lettera. Ci rivolgeremo direttamente alla persona che la leggerà, usando queste formule:

"Egr. (egregio) – Gent.le (gentile) – Gent. mo (gentilissimo) – Gent. ma (gentilissima) + il titolo della persona o un generico Sig. – Sig.ra – Sig – na".

Proseguiamo con una frase introduttiva che contestualizzi la nostra comunicazione, possono essercene varie, a seconda della situazione:

→ "In risposta alla Sua / Vostra lettera – mail" : se si tratta di una risposta a una precedente comunicazione;

→ "Come da accordi", "Come anticipato via telefono / mail / fax":

se ci si era accordati in precedenza sull’invio di una lettera – mail;

→ "In riferimento alla Sua / Vostra richiesta": se si tratta di rispondere a una richiesta fatta in precedenza;

→ "Con la presente si comunica quanto segue";

→ "In allegato invio": se insieme alla lettera dobbiamo spedire un documento in allegato.

Redigiamo ora il testo della lettera, cercando di usare frasi semplici e brevi; rivolgiamoci al destinatario sempre con il pronome Lei o Voi.

5– Inseriamo i nostri contatti:

→ "Per eventuali comunicazioni, contattare il sottoscritto (nome e cognome) al numero di telefono / indirizzo mail".

6– Conclusione: concludiamo la lettera con formule di saluto come:

→ "In attesa di un Vostro riscontro / di una Vostra risposta, resto a disposizione per eventuali chiarimenti, porgo

Distinti / Cordiali saluti";

→ "Ringraziando per la cortese attenzione, colgo l’occasione per porgere i miei

Distinti / Cordiali saluti";

→ "Ringraziando anticipatamente per la disponibilità / collaborazione, porgo

Distinti / Cordiali saluti".

Saltiamo un paio di righe e scriviamo la località e la data in cui la lettera è stata scritta: "Roma, 21-03-2012";

infine saltiamo ancora un paio di righe e sulla destra scriviamo la nostra firma

.

Ora rispondi alle seguenti domande:

1- Quando è meglio scrivere una lettera informale e quando una formale?

2- Dove dobbiamo scrivere l’intestazione?

3- Quale formula dobbiamo usare per rivolgerci a un’Azienda o un Ente?

4- Come ci rivolgiamo alla persona a cui scriviamo la lettera?

5- Quali frasi possiamo usare per introdurre il corpo della lettera?

6- Quali formule di saluto possiamo usare?

7- I nostri contatti vanno inseriti all’inizio o alla fine della lettera?

8- Dove scriviamo la nostra firma?

 Come al solito potete inviarmi le vostre risposte.